Personen die een inreisvisum voor Polen aanvragen, moeten bij de receptie van het hostel melden dat ze een brief nodig hebben waarin de reservering bevestigd wordt om deze naar de ambassade te kunnen sturen. Een dergelijke brief wordt uiterlijk binnen 48 uur na betaling van het verschuldigde bedrag voor een gereserveerd verblijf opgesteld en naar het opgegeven e-mailadres verzonden. Het verschuldigde bedrag is niet onderworpen aan een terugbetaling in geval van annulering of wijziging van de reservering.Als je met kinderen in de accommodatie verblijft, houd er dan rekening mee dat de accommodatie wettelijk verplicht is normen toe te passen voor de bescherming van minderjarigen, om de identiteit van de minderjarigen en hun relatie met de volwassene bij wie ze verblijven vast te stellen.